Aktenzeichen entschlüsseln

Was verbirgt sich hinter welchem Akzenzeichen?

Die Verwaltung lebt von Aktenzeichen. Ob nun bei einer Behörde oder bei Gericht - das Aktenzeichen ist der Schlüssel zum Verfahren. Ohne die Angabe dieses Zeichen ist es schwer, in einer bestimmten Sache weiter zu kommen. Alle Schreiben an das Gericht oder an Behörden sollten daher unbedingt mit dem Aktenzeichen beschriftet werden, das man kennt. Und wenn man es doch einmal nicht kennt, sollte auch genau auf diese Unkenntnis hingewiesen werden, zusätzlich sollten die wichtigsten Daten des Verfahrens (WER gegen WEN wegen WAS, ZEITraum) angegeben werden. Denn dann wird nach der betreffenden Akte gesucht und eine Zuordnung ist meist - wenn auch oft ziemlich zeitaufwendig - möglich. Doch nun nach diesem kleinen Praxistipp zurück zum eigenlichen Thema:

Was verbirgt sich hinter den Aktenzeichen?

Aktenzeichen setzen sich in der deutschen Verwaltung fast immer aus 3 Datenbereichen zusammen. Man erfährt etwas über die Verwaltung, bei der die Akte geführt wird (Abteilung, Kammer, Zuständigkeit, Themenbereich), dann über die Zeit (Zeitpunkt der Anlage der Akte) und eine laufende Ziffer zur Unterscheidung mehrerer Akten mit identischen Merkmalen zu Verwaltung und Zeit.

Das war die theoretische Beschreibung. Hier ein Beispiel

LG Irgendwo 12 O 345/06

Der Jurist liest das als "LG Irgendwo, Aktenzeichen zwölft O dreihundertfünfundvierzig aus null-sechs" und weiss sofort: Die 12. Zivilkammer des Landgerichts Irgendwo fing das Verfahren als 345. zivilrechtliche Streitigkeit im Jahr 2006 an. Dabei steht das "O" für "zivilrechtliche Streitigkeit beim Landgericht", ein "C" würde z.B. eine zivilrechtliche Streitigkeit beim Amtsgericht betreffen und so wäre ein AG Irgendwo 123 C 456/07 möglich, LG Irgendwo 123 O 456/07 aber in sich widersprüchlich.

In der Regel bekommt auch jedes Verfahren ein eigenes Aktenzeichen. Verknüpfungen zu anderen Akten werden innerhalb der Akte dann selbst festgehalten. So ist z.B. bei einem Zivilverfahren das Aktenzeichen der berufung anders als das des vorherigen Verfahren, gegen welches die Berufung eingelegt wurde. Und auch bei vorangehenden einstweiligen Rechtsschutz (einstweilige Verfügung) ist das Aktenzeichen anders als dann später in der Hauptsache.

Einzelne Zuordnungen

  • Zivilrecht
    • C Zivilrechtliche Streitigkeiten vor dem Amtsgericht.
    • O Zivilrechtliche Streitigekten vor dem Landgericht
  • Strafrecht
    • UJs - Staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren gegen Unbekannt. Wenn das Aktenzeichen StA Irgendwo 123 UJs 4567/08 lautet, dann beschäftigt sich die 123. Abteilung der Staatsanwaltschaft Irgendwo mit der Sache, weiss aber momentan noch nicht, gegen wen sich die Ermittlungen richten. Solche Aktenzeichen sieht man als Normalbürger oft auf Mitteilungen, dass die Ermittlungen wegen eines Diebstahls erfolglos gewesen sind und vorerst eingestellt werden.
    • Js - Staatsanwaltschaftliches Ermittlungsverfahren gegen eine bestimmte Person. Hier richtet sich das verfahren gegen eine bestimmte Person. Die vorangehende Ziffer (StA Irgendwo 123 Js 4567/08) gibt an, welche Abteilung sich um den Sachverhalt kümmert. Aus dem geschäftsverteilungsplan kann man nun herausfinden, ob dort alles für den bestimmten Nachnamen des Beschuldigten bearbeitet wird (Regelfall) oder ob die 123. Abteilung für eine besondere Sache zuständig ist, so z.B. für Internetkriminalität, Mord & Totschlag oder anderes.
    • Cs - Aktenzeichen beim Gericht in Strafsachen setzen sich meist aus dem Aktenzeichen des Gerichtes und dem der Staatsanwaltschaft zusammen. Hat diese z.B. unter 123 Js 456/07 ermittelt, heisst dann das komplette gerichtliche Aktenzeichen 98 Cs- 123 Js 456/07 - 765/08, das eigentliche Also das klingt nach neuen Sachen, sicher kann man nur sein, wenn man die Aktenzeichen kennt. Also Aktenzeichen beim Gericht in Strafsachen setzen sich immer aus dem Aktenzeichen des Gerichtes und dem der Staatsanwaltschaft zusammen. Hat diese z.B. unter 123 Js 456/07 ermittelt, heisst dann das komplette gerichtliche Aktenzeichen 98 Ca - 123 Js 456/07 - 765/08, das Aktenzeichen des Gerichtes wäre dann Aktenzeichen des Gerichtes wäre dann 98 Cs 456/07.

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